משרדי עורכי דין
מה נשרף ביום של משרד עורכי דין
על מה הולך הזמן במשרד עורכי דין קטן? לא העבודה המשפטית עצמה, אלא כל מה שסביבה: הטלפונים, היומן, המסמכים והמעקב. מי שעבד במשרד כזה מכיר את זה מקרוב.
מה אפשר לבנות מזה ←לקבוע שיחת אבחון
הערה על הרוח. שום דבר כאן איננו ביקורת על מי שעובד ככה. אנשים בונים שיטות עבודה סביב מה שעובד להם, והעבודה החוזרת נעשית שקופה בדיוק מפני שהיא אף פעם לא נכשלת ברעש. היא פשוט לוקחת עוד קצת זמן, כל יום, בלי שאף אחד סופר.
השאלה שחוזרת כל יום
"מה קורה עם התיק?" זו השאלה שמגיעה למשרד בטלפון, שוב ושוב.
הסיבה פשוטה: ללקוח אין דרך אחרת לדעת. הוא לא רואה את התיק, לא יודע מה נעשה בשבוע האחרון ולא יודע מתי הדיון הקרוב. כל שיחה כזאת קוטעת עבודה משפטית, ובסוף היום קשה להצביע על מה בדיוק הלך הזמן.
מה נעשה ידנית
רוב המשימות כאן חוזרות כל יום, ורובן עוסקות בהעברת מידע ממקום למקום, לא בעבודה משפטית.
| המשימה | תדירות | למה זה עדיין ידני |
|---|---|---|
| מענה טלפוני ללקוחות וללידים | יומי, לאורך כל היום | ללקוח אין דרך לראות איפה התיק עומד, אז הוא מתקשר |
| ניהול יומן ותיאום פגישות ודיונים | יומי | התיאום הוא בין בית המשפט, הלקוח ועורך הדין, וכל אחד מנהל יומן משלו |
| בדיקה של מה התעדכן בתיקים | יומי, בדרך כלל בבוקר | מישהו צריך להיכנס ולבדוק |
| הקלדות, הכנת מסמכים והדפסות | יומי | מסמכים נבנים מאפס, או מקובץ ישן שמישהו זוכר איפה הוא |
| דואר, סריקה ותיוק | יומי | חומר מגיע בנייר ובמייל, ואין מקום אחד שקולט את הכל |
| פתיחת תיק חדש והזנת פרטים | לכל לקוח חדש | אותם פרטים מוקלדים בכמה מקומות |
| מעקב מועדים | יומי ושבועי | המעקב נשען הרבה פעמים על זיכרון ועל גיליון |
| גבייה ומעקב חייבים | שבועי וחודשי | דורש שיחה, תזכורת ועוד תזכורת |
| תמלול הקלטות | לפי תיק | בדרך כלל נקנה כשירות מבחוץ |
| העברת נתונים להנהלת חשבונות | חודשי | מישהו צריך לאסוף ולארוז את החומר |
דיווח שעות, המשימה שנופלת על עורך הדין
דיווח שעות הוא לא משימה שמגייסים אליה מישהו. הוא נשאר אצל עורך הדין עצמו, בסוף היום או בסוף החודש, אחרי שכל השאר נגמר.
וזו גם הסיבה שיש מערכות ששולחות תזכורת להזין שעות. אף אחד לא בונה תזכורת לדבר שאנשים עושים מעצמם.
מה כבר עובד, ומה נשאר ידני
הוגן לומר את זה: מערכות ניהול המשרד עושות היטב את מה שהן נועדו לעשות, כמו ניהול תיקים, דיווח שעות וחיוב, וגבייה. אין סיבה להחליף אותן או לשלם על זה פעם שנייה.
מה שנשאר בדרך כלל ידני הוא הצד של הלקוח: לעדכן אותו איפה התיק עומד, לתאם איתו פגישה, ולענות שוב על אותן שאלות. בזה אפשר לעזור בלי לגעת במערכת שכבר עובדת.
ומה עושים עם זה
שלושה דברים שאפשר לבנות, ואף אחד מהם לא דורש להחליף את המערכת שהמשרד כבר עובד איתה:
עמוד סטטוס אישי לכל לקוח. קישור שמראה את השלב שבו התיק נמצא, מה נעשה לאחרונה, מה הצעד הבא ומתי הדיון הקרוב, עם עדכון יזום כשמשהו זז. הנתונים כבר יושבים במשרד. זו שכבת תצוגה, לא מקור מידע חדש.
תיאום פגישות בלי פינג פונג טלפוני. קישור זימון שמראה רק חלונות פנויים אמיתיים, מזין ליומן ומטפל בדחיות. לדיונים, חסימת זמן שכוללת גם את הנסיעה וההמתנה. הכלים לזה קיימים, ומה שחסר בדרך כלל הוא ההטמעה במשרד.
שחזור שעות במקום דיווח שעות. לא עוד טופס למלא, אלא איסוף של מה שכבר קרה, ובסוף היום רשימה מוכנה לאישור בלחיצה. עורך הדין מאשר או מתקן, ולא מקליד מאפס.
קו אדום שלא עוקפים. כל לקוח רואה רק את התיק שלו, עם אימות זהות אמיתי ולא קישור שאפשר לנחש.
שיחה של חצי שעה, בלי מצגת ובלי התחייבות.
רוצים לדעת כמה זה עולה? שירותים ומחירים. למי שייך הקוד ומתי עדיף לכם לא לבנות כלום? כל השאלות והתשובות.
עוד לא בשלים לשיחה? אפשר להתחיל בבדיקה קצרה של שש שאלות, או בבדיקה של שבוע שמראה מה שווה להפוך לאוטומטי אצלכם, ומה דווקא עדיף להשאיר ידני.