סוכני ביטוח
מה נשרף ביום של סוכנות ביטוח
בסוכנות ביטוח קטנה יש בדרך כלל בעל רישיון אחד ועוד איש או שניים בתפעול. על מה הולך הזמן שלהם, ואיפה הוא נשרף בלי שאף אחד סופר?
מה אפשר לבנות מזה ←לקבוע שיחת אבחון
הערה על הרוח. שום דבר כאן איננו ביקורת על מי שעובד ככה. אנשים בונים שיטות עבודה סביב מה שעובד להם, והעבודה החוזרת נעשית שקופה בדיוק מפני שהיא אף פעם לא נכשלת ברעש. היא פשוט לוקחת עוד קצת זמן, כל יום, בלי שאף אחד סופר.
מה סוכן ביטוח אמור לעשות, ומה ממלא לו את היום
הערך של סוכן ללקוח הוא בדברים מאוד ספציפיים: לבדוק שהכיסוי עדיין מתאים לחיים של הלקוח היום, לזהות ביטוח כפול שמשלמים עליו פעמיים, להוריד ללקוח דמי ניהול, ולהיות שם ביום התביעה.
זו העבודה המקצועית, וזה גם החלק שהלקוח לא יכול לעשות לבד.
אלא שהיום מתמלא בניירת. טפסים, בקשות מסמכים, חידושים, הזנה של אותם פרטים בשתי מערכות, וטופס שחוזר מחברת הביטוח בגלל שדה אחד חסר.
וזו לא עבודה שולית. יש סוכנויות שמגייסות עובד שכל תפקידו לבקש מסמכים מלקוחות, לשלוח פוליסות ולבצע שינויים. כשמגייסים לזה אדם, זה סימן לכמה מהיום זה תופס.
מה נעשה ידנית
| המשימה | תדירות | למה זה עדיין ידני |
|---|---|---|
| הזנת אותם נתונים פעמיים, במערכת הסוכנות ובאתר של חברת הביטוח | יומי | המערכות לא מדברות זו עם זו |
| מילוי טפסים לחברות הביטוח, ותיקון כשהטופס חוזר | יומי | שדה חסר אחד מחזיר את הטופס להתחלה |
| בקשת מסמכים מלקוחות ומעקב עד שהם מגיעים | יומי | הלקוח שוכח, ומישהו צריך לזכור להזכיר |
| תיעוד שיחות והודעות | יומי | מוקלד ביד, שוב ושוב |
| סיכומי פגישה ועדכוני סטטוס | יומי | נכתבים מאפס בכל פעם |
| חיפוש פרטי לקוח בתיקיות ובגיליונות | יומי | המידע מפוזר בכמה מקומות |
| מעקב חידושי פוליסות | שבועי | תאריכי החידוש שמורים בכמה מקומות |
| מעקב גבייה | שבועי | המידע מגיע מחברת הביטוח, לא מהמערכת של הסוכנות |
| הורדת דוחות מהאתר של כל חברה בנפרד | חודשי | כל אתר נראה אחרת |
| בדיקת דוחות עמלות | חודשי | לכל חברה פורמט אחר |
מה כבר עובד, ומה נשאר ידני
הוגן לומר את זה: יש כבר כלים טובים שמאחדים דוחות עמלות, ומי שעובד עם אחד מהם לא צריך עוד אחד.
מה שנשאר בדרך כלל ידני הוא הקשר בין הסוכנות ללקוח: לבקש מסמך, לזכור להזכיר, ולעדכן אותו איפה הדברים עומדים.
ומה עושים עם זה
שלושה דברים שאפשר לבנות, ואף אחד מהם לא דורש גישה למערכות של חברות הביטוח:
איסוף מסמכים שרודף בעצמו. רשימת מסמכים לכל סוג תהליך, קישור אישי ללקוח, תזכורת אוטומטית אחרי כמה ימים ועוד אחת אם צריך, סגירת המשימה ברגע שהכל הגיע, והתראה לסוכן רק כשמשהו תקוע.
טופס אחד לכל חברות הביטוח. פרטי הלקוח נכנסים פעם אחת, ומהם נוצרים הטפסים לכל חברה כשהם כבר מלאים, כולל בדיקה שאין שדה חסר לפני השליחה. כך הטופס לא חוזר.
תזכורת חידוש. רשימה אחת של כל תאריכי החידוש, ותזכורת לסוכן וללקוח לפני כל אחד.
הקו האדום. כל אלה הם הכנה טכנית ואיסוף מידע. ההמלצה, החתימה והאחריות המקצועית נשארות אצל בעל הרישיון. אוטומציה שמסכמת נתונים היא כלי. אוטומציה שממליצה היא בעיה.
שיחה של חצי שעה, בלי מצגת ובלי התחייבות.
רוצים לדעת כמה זה עולה? שירותים ומחירים. למי שייך הקוד ומתי עדיף לכם לא לבנות כלום? כל השאלות והתשובות.
עוד לא בשלים לשיחה? אפשר להתחיל בבדיקה קצרה של שש שאלות, או בבדיקה של שבוע שמראה מה שווה להפוך לאוטומטי אצלכם, ומה דווקא עדיף להשאיר ידני.